HomeLa Città Metropolitana di Firenze è tenuta o meno ad accogliere una domanda di accesso ex L. 241/90 riguardante documenti che il soggetto richiedente ha (o aveva in precedenza) nella propria disponibilità?
Nuovo parere della rubrica "Normativa e accesso"
Il quesito verte su una questione ben nota alla giurisprudenza.
Non è infatti raro il caso in cui chi partecipa ad un procedimento – presentando alla P.A. istanze o documenti utili all’istruttoria e ricevendo a sua volta atti e documenti dalla P.A.- chieda poi alla stessa Amministrazione di accedere a detta documentazione.
Secondo un indirizzo giurisprudenziale che può considerarsi attualmente minoritario, chi ha depositato atti presso una P.A. non può poi richiedere di accedere a quei documenti, poichè la funzione dell’accesso documentale ex L. 241/1990 è quella di consentire l’acquisizione di un documento che non si conosce e che non si detiene, e non quella di sopperire a negligenze di chi trasmette atti alla P.A. senza curarsi di farsene una copia, e ciò anche se essi siano stati smarriti (TAR Calabria – Sezione staccata di Reggio Calabria – sentenza n. 536 del 12 luglio 2004; TAR Campania Sezione VI, sentenza n. 2379 del 3 maggio 2019; TAR Piemonte Sezione II, sentenza n.1043 del 28 novembre 2022).
Di diverso avviso è, invece, la giurisprudenza prevalente, secondo la quale anche questi documenti possono formare oggetto di accesso ex L. 241/1990 (Consiglio di Stato Sezione V, sentenza n. 1545 del 23 marzo 2015; Consiglio di Stato Sezione IV, sentenza n. 1699 del 31 marzo 2015; Consiglio di Stato Sezione IV, sentenza n. 1667 del 26 febbraio 2021; TAR Campania Sezione V, sentenza n. 542 del 25 gennaio 2017; TAR Lazio Sezione Prima Quater, sentenza n. 8631 del 23 luglio 2020; TAR Umbria Sezione I, sentenza n. 221 del 6 aprile 2021; TAR Lazio Sezione Seconda Bis, ordinanza n. 9157 del 5 luglio 2022; TAR Molise Sezione I, sentenza n. 425 del 12 novembre 2022; TAR Puglia Sezione I, sentenza n. 1134 del 15 settembre 2023; TAR Sicilia Sezione III, sentenza n. 3753 del 12 dicembre 2023; TAR Sicilia Sezione IV, sentenza n. 428 del 5 febbraio 2024; TAR Sicilia Sezione III, sentenza n. 4032 del 9 dicembre 2024).
Ciò in quanto la P.A., come chiarito dal Consiglio di Stato nella sentenza n. 1705 del 31/03/2015, agisce sempre in via procedimentalizzata e ha l’onere di conservare tutti gli atti che fanno parte del procedimento e di concedere l’accesso agli stessi, a prescindere dalle ragioni per le quali il privato ha perso la disponibilità di documenti di sua provenienza o già in suo possesso, e senza che sia ammessa una valutazione sulla diligenza tenuta nella conservazione degli stessi.
Occorre inoltre rilevare che nessuna norma o principio legittimano la mancata ostensione, da parte dell’Amministrazione, dei documenti richiestile, sulla scorta del mero fatto che gli stessi fossero stati già trasmessi in passato all’istante.
Infatti le uniche cause di esclusione del diritto di accesso previste dal Legislatore sono tassativamente elencate all’art. 24 della Legge n. 241/1990 e tra esse non figura l’ipotesi della richiesta di accesso a documenti che dovrebbero già essere nella disponibilità del richiedente l’accesso (vedi, sul punto, TAR Molise Sezione I, sentenza n. 425 del 12 novembre 2022).
Il Tar Sicilia, Sezione Catania, nella sentenza n. 4032/2024 ha statuito che “non rileva che la documentazione richiesta fosse, eventualmente, già in possesso dell’istante, in quanto la possibile disponibilità da parte del richiedente degli atti oggetto dell’istanza di accesso – che, peraltro, potrebbero essere stati nel frattempo smarriti dall’istante – non impedisce l’accesso, atteso che nessuna norma dispone in tal senso. Il privato che, per svariate ragioni, non è più in possesso di un atto – che pur doveva diligentemente conservare – non può infatti essere mutilato nella propria difesa, e ha il diritto, comunque, di ottenerne copia per difendersi” (nello stesso senso vedi TAR Puglia Sezione I, sentenza n. 1134 del 15 settembre 2023; Tar Campania Sezione VI, sentenza n. 171 del 14 gennaio 2016; TAR Campania Sezione. VI, sentenza n. 4559 del 17 settembre 2015).
Nell’ambito del predetto prevalente orientamento giurisprudenziale si è tra l’altro ritenuto che:
a) il soggetto privato creditore della P.A., assegnatario di un finanziamento regionale la cui ultima tranche (pari ad euro 28.742,44) non gli è stata corrisposta, ha diritto di chiedere l’accesso: 1) alla nota di addebito n.79041 relativa al suddetto credito di euro 28.742,44, nota di addebito già precedentemente notificata all’Amministrazione regionale dal privato assegnatario, ai fini della messa in mora e dell’interruzione della prescrizione (e quindi già in possesso del privato assegnatario); 2) “agli atti relativi alla procedura attivata al momento del ricevimento della nota di addebito n. 79041 relativa al suddetto credito di euro 28.742,44, nonché degli atti emessi per destinare la somma al privato creditore”(TAR Lazio Sezione I Quater, sentenza n. 8631 del 23 luglio 2020);
b) colui che riceve la notifica di una intimazione di pagamento, con la quale apprende di avere una rilevante posizione debitoria nei confronti dell’Agenzia delle Entrate, derivante da una pluralità di cartelle di pagamento, ha diritto di accedere alle cartelle di pagamento che gli sono state notificate (ottenendone copia conforme all’originale) e ai ruoli sulla base dei quali esse sono state formate “la circostanza di avere ricevuto un atto in notifica non impedisce al debitore, trattandosi di atto pubblico, di richiederne copia all’amministrazione che lo detiene, anche per il tramite dell’esercizio del diritto di accesso” (Consiglio di Stato Sezione IV, sentenza n. 1667 del 26 febbraio 2021);
c) l’impresa che fornisce energia elettrica ad un Comune ha diritto, al fine di verificare con esattezza la situazione debitoria/creditoria nei confronti del medesimo, di esercitare il diritto di accesso nei confronti del Comune stesso, di ottenere copia di tutti gli atti relativi al rapporto contrattuale, compreso il contratto e la corrispondenza intercorsa, ivi compresi documenti che l’impresa fornitrice dell’energia dovrebbe già avere nella sua disponibilità, trattandosi di circostanza che la legge non considera ostativa all’accoglimento della domanda di accesso (TAR Umbria Sezione Prima, sentenza n. 221 del 6 aprile 2021);
d) il proprietario di un immobile che ha presentato un’istanza di condono edilizio, successivamente rigettata dall’Amministrazione, ha diritto di accedere a tutti gli atti del relativo procedimento, ivi comprese le osservazioni presentate dallo stesso proprietario, considerato che l’Amministrazione è comunque tenuta a detenere copia delle stesse, essendo parti dell’istruttoria del procedimento (TAR Lazio, Sezione Seconda Bis, ordinanza n. 9157 del 5 luglio 2022);
e) l’appaltatore che lamenta anomalie nella gestione del rapporto contrattuale instaurato con una Pubblica Amministrazione ha diritto di accedere anche alla documentazione che lui stesso aveva a suo tempo fornito all’Amministrazione in sede di partecipazione alla gara (progetto preliminare presentato in sede di offerta e relativo quadro economico, piano economico finanziario allegato al predetto progetto preliminare; progetto economico definitivo – esecutivo e relativo piano economico finanziario), considerata la possibile utilità, ai fini difensivi, di produrre in giudizio la documentazione acquisita direttamente dalla P.A., estratta dal fascicolo ufficiale degli atti di gara. Si deve infatti rilevare che – ove l’esigenza ostensiva sia strumentale all’ottenimento di una tutela giurisdizionale – la produzione in giudizio di una documentazione acquisita direttamente dall’amministrazione aggiudicatrice ed estratta, quindi, dal fascicolo ufficiale degli atti di gara, risulta strumentale alle esigenze difensive del richiedente, e può acquisire in astratto una valenza probatoria maggiore rispetto a quella che i medesimi atti potrebbero avere ove non facenti parte di tale fascicolo ufficiale. Il Collegio ritiene, quindi, che sia meritevole di tutela l’esigenza ostensiva in capo all’ aggiudicatario di una gara che abbia riscontrato “evidenti anomalie nella gestione del rapporto” e che pertanto chiede di accedere alla documentazione ufficiale di gara attinente alla propria offerta, al fine di chiedere la revisione dei prezzi e agire per la tutela giurisdizionale dei propri diritti, anche di natura risarcitoria (Tar Sicilia Sezione III Catania, sentenza n. 3753 del 12 dicembre 2023).
Va peraltro considerato che per i documenti informatici la questione è risolta dall’art. 43 comma 1 bis del D.Lgs. 82/2005 (Codice Amministrazione Digitale), che stabilisce quanto segue: “Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2 comma 2, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all’articolo 2 comma 2. Le Amministrazioni rendono disponibili a cittadini e imprese i predetti documenti attraverso servizi on line accessibili previa identificazione con l’identità digitale di cui all’art. 64 ed integrati con i servizi di cui agli articoli 40 ter e 64 bis.”
La norma avvalora l’orientamento giurisprudenziale prevalente, ma va comunque intesa nel senso che se la P.A. ha reso disponibili i documenti presentati dal privato mediante servizi on line liberamente accessibili previa identificazione, lo stesso privato deve avvalersi di tale modalità di consultazione, senza necessità di esercitare il diritto di accesso documentale ex L. 241/1990.
Su questa linea si è ad esempio ritenuto legittima la reiezione dell’istanza ex L. 241/1990 con cui il contribuente chiede di accedere alle dichiarazioni dei redditi da lui presentate negli ultimi anni, in quanto esse sono visualizzabili, scaricabili e stampabili mediante il c.d. “cassetto fiscale” di cui ogni contribuente può avvalersi attivando la propria “area riservata” sul sito web dell’Agenzia delle Entrate, che gli consente di avere costante ed attuale disponibilità di tale documentazione (TAR Campania Sezione VI, sentenza n. 7789 del 14 dicembre 2022).
Fonti: portale giuridico telematico www.dirittoaccesso.it; Consiglio di Stato, Sezione V, sentenza n. 1545 del 23 marzo 2015; Consiglio di Stato, Sezione IV, sentenza n. 1699 del 31 marzo 2015; Consiglio di Stato, Sezione IV, sentenza n. 1667 del 26 febbraio 2021; TAR Calabria sentenza n. 536 del 12 luglio 2004; TAR Campania, Sezione. VI, sentenza n. 4559 del 17 settembre 2015; Tar Campania, Sezione VI, sentenza n. 171 del 14 gennaio 2016; TAR Campania, Sezione V, sentenza n. 542 del 25 gennaio 2017; TAR Campania, Sezione VI, sentenza n. 2379 del 3 maggio 2019; TAR Lazio, Sezione Prima Quater, sentenza n. 8631 del 23 luglio 2020; Consiglio di Stato, Sezione IV, sentenza n. 1667 del 26 febbraio 2021; TAR Umbria, Sezione I, sentenza n. 221 del 6 aprile 2021; TAR Piemonte, sentenza n.1043 del 28 novembre 2022; TAR Lazio, Sezione Seconda Bis, ordinanza n. 9157 del 5 luglio 2022; TAR Molise, Sezione I, sentenza n. 425 del 12 novembre 2022; TAR Campania, Sezione VI, sentenza n. 7789 del 14 dicembre 2022; TAR Puglia, Sezione I, sentenza n. 1134 del 15 settembre 2023; TAR Sicilia Sezione Catania, sentenza n. 3753 del 12 dicembre 2023; TAR Sicilia, Sezione IV, sentenza n. 428 del 5 febbraio 2024; TAR Sicilia, Sezione Catania, sentenza n. 4032 del 9 dicembre 2024.
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